Centar za upravljanje dokumentima zelena planina

Osnovni nositelj u poduzeæu su dokumenti koji su potrebni za poslovanje. Njihova pravilna organizacija i dobar pristup njima posti¾u se nagla¹avanjem uèinkovitosti tvrtke. Zato se sve vi¹e tvrtki kvalificira za odustajanje od starih papirnatih dokumenata, za suvremena elektronièka rje¹enja.

Sustav za upravljanje dokumentima ima nekoliko bitnih komponenti na koje treba obratiti pozornost. Prvo, omoguæuje uèinkovitu digitalizaciju postojeæih podataka. To je isto rje¹enje vrlo ugodno, jer kuca, meðu ostalima za slanje raèuna elektronièkim putem svojim korisnicima, zahvaljujuæi tome ¹to smo u moguænosti u¹tedjeti na vremenu i novcu, ¹to bismo morali dati va¾nosti dokumenata tradicionalnim metodama. Druga komponenta ovog fotoaparata je znatno pojednostavljeni protok dokumenata. Njihov povratak izmeðu posjetitelja mnogo je uèinkovitiji, ¹to olak¹ava brzo ureðivanje i objavljivanje. Ova metoda takoðer mo¾e imati nekoliko va¾nih prednosti. Znaèajno olak¹ava katalogizaciju dokumenata, zahvaljujuæi èemu je lako pronaæi onaj koji nas zanima u odreðenom trenutku. U uspjehu brisanja jedne datoteke s podacima oporavit æe se mnogo. U skupinama sluèajeva datoteke èinjenica se stavljaju na lokalni disk korisnika. Rje¹enje je stoga vrlo funkcionalno i jeftino. Na¾alost, nije bez nedostataka. Pristup datotekama za njih je isti kada se iskljuèi raèunalo na kojem se prikupljaju. Drugi nedostatak je nedostatak koherentne baze podataka. Svi dokumenti su rasporeðeni na razlièitim diskovima, ¹to ih èini te¹ko pronaæi. Zato se sve vi¹e poduzeæa odluèuje za kori¹tenje internetske tehnologije u svom izdava¹tvu.

Va¾no je napomenuti da su za ovaj model najèe¹æe zainteresirani sami zaposlenici, za koje njegovo poduèavanje znaèi velike promjene u radu na kuæi. To se radi za mnoge od njih s naknadnim treninzima èija je namjera proæi znanje kada se koriste postojeæi sustavi. I sa jo¹ bogatijim servisnim iskustvom i prepoznaju ovo rje¹enje.